Kelola Acara & Peserta

Di halaman kelola peserta kamu bisa melihat daftar lengkap peserta beserta status pembayaran dan check-in mereka, nama, dan nomor registrasi.

Kamu juga bisa mengeluarkan peserta tertentu dan memilih cara pengembalian dananya masing-masing.

Bisa. Matikan "Tampilkan peserta ke semua orang" di form aktivitas agar hanya kamu (dan stafmu) yang bisa membuka daftar lengkap; peserta lain hanya melihat namamu sebagai host, beberapa foto profil, dan tulisan "dan lainnya", tanpa jumlah peserta.

Secara bawaan peserta ditampilkan ke semua orang, dan pengaturan ini bisa kamu ubah kapan saja sampai acara dimulai.

Lewat tombol pengaturan di halaman chat acara, kamu bisa membatasi chat hanya untuk host, atau membukanya agar peserta ikut mengobrol.

Pengaturan ini terpisah dari "Tampilkan peserta ke semua orang", jadi bisa dikombinasikan sesukamu.

Fitur ini (bawaannya aktif) memungkinkan peserta mengirim slotnya ke orang lain lewat chat sebelum acara dimulai. Kamu bisa mematikannya di Pengaturan Lanjutan.

Sebagai host, kamu selalu bisa mengundang peserta baru dengan slot tanpa pembayaran tambahan dari penerima, bahkan saat transfer slot peserta sedang dimatikan.

Tonton video tutorialnya di sini: https://youtu.be/ePOMrZ9BgsE?si=rDtesUDhfrnvTjvu

Di daftar peserta, keluarkan peserta dan pilih cara pengembalian biayanya: ke Saldo KUYY peserta (penuh atau jumlah per kursi yang kamu tentukan sendiri), sebagai Reschedule Pass, atau tanpa pengembalian.

Peserta yang dikeluarkan menerima notifikasi dan email (plus WhatsApp kalau acaranya mengirim invoice lewat WhatsApp) dan otomatis keluar dari grup chat acara. Mengeluarkan bukan memblokir: orang itu masih bisa mendaftar lagi. Untuk mencegahnya, blokir akunnya.

Buka acaramu lalu pilih Lihat Formulir (web) atau Lihat Jawaban Formulir (aplikasi), lalu tekan Unduh CSV. Ini gratis untuk semua host, bukan fitur Premium.

Satu baris per peserta berisi username, semua jawaban formulir, status, nilai transaksi, pendapatan host, tanggal gabung, pass, add-on, refund, dan nomor registrasi, ditutup baris Summary Total. Di aplikasi filenya keluar lewat menu berbagi ponsel, bukan ke folder unduhan.

Unduh CSV di halaman formulir berisi peserta satu acara dan terbuka untuk semua host. Laporan Peserta merekap seluruh pesertamu dalam satu bulan: kontak, jumlah join, belanja bersih, dan pass yang masih aktif.

Laporan bulanan butuh Premium. Di web ada di halaman Peserta lewat tombol Unduh Laporan dan turun sebagai file Excel; di aplikasi ada di Analitik bagian Laporan dan turun sebagai CSV.

Tidak ada peran co-host per acara: satu aktivitas selalu punya tepat satu host. Yang tersedia adalah Staf, dan itu berlaku untuk seluruh akunmu, bukan untuk satu acara saja.

Undang orang lain dari halaman Staf dengan tipe Operational dan peran Front Desk, Admin, atau Manager. Undangan dikirim ke emailnya; setelah dia masuk memakai email yang sama dan menerimanya, dia bisa mengelola akunmu sesuai peran itu. Staf adalah fitur Business.

Staf dibagi dua tipe. Instructor untuk peran yang berhadapan langsung dengan peserta seperti instruktur, coach, atau personal trainer. Operational untuk peran back-office yang mendapat akses ke dashboard-mu: Front Desk, Admin, atau Manager.

Admin: membuat dan mengelola aktivitas (termasuk check-in, persetujuan, dan chat aktivitas), plus staf, fee, dan analitik. Manager: semua itu plus menarik saldo dan mengirim slip gaji; di antara staf hanya Manager yang bisa menarik saldo. Front Desk tidak mendapat akses ke saldo, staf, fee, maupun analitik. Kamu sebagai pemilik akun tetap bisa melakukan semuanya.

Tipe Instructor berbeda: perannya bebas kamu ketik, tidak dikirimi undangan, dan hanya dipakai untuk menugaskan orang ke aktivitas serta menghitung fee mereka. Hanya Instructor yang bisa ditugaskan ke sebuah aktivitas.

Staf Operational diundang lewat email dan harus menerima undangannya lebih dulu. Selama belum diterima statusnya tampil sebagai Pending; setelah diterima, akun mereka terhubung ke akunmu dengan akses sesuai perannya.

Tonton video tutorialnya di sini: https://youtu.be/iMisgWNxD8Y?si=NV7Ho6F1Asl4hPu8

Struktur fee diatur di tab Fee pada halaman Staf. Ada dua tipe: Fee tetap (Fixed), yang nilainya sama berapa pun jumlah peserta, dan Fee bertingkat (Ranged), yang menyesuaikan jumlah peserta. Contohnya 1 sampai 10 peserta Rp100.000, lalu 11 sampai 50 peserta Rp150.000.

Untuk fee bertingkat, semua rentang harus tersambung tanpa celah. KUYY menandai kalau ada jumlah peserta yang belum tercakup, jadi perbaiki dulu sebelum menyimpannya.

Setelah struktur fee siap, buka aktivitasnya, masuk ke bagian Staff, pilih instruktur yang mengajar, lalu pilih fee yang berlaku. Sejak itu honornya terhitung otomatis setiap kali kelas berjalan.

Untuk membayarkannya, pakai tab Slip Gaji di halaman Staf: pilih periode, tinjau instruktur dan aktivitasnya, tambahkan penyesuaian kalau perlu, lalu Tinjau dan kirim. Tiap instruktur menerima PDF-nya sendiri lewat email. Setiap pengiriman tercatat di riwayat tab Slip Gaji (periode, total, tanggal kirim), dan dari sana slip tiap instruktur bisa dilihat dan diunduh ulang persis seperti yang dikirim. Kalau perlu, periode yang sama boleh dikirim ulang dan tercatat sebagai pengiriman baru. Untuk rekap bulanannya, ada Unduh Laporan di halaman Staf yang turun sebagai file Excel. Staf dan fee adalah fitur paket Business.

Tonton video tutorialnya di sini: https://youtu.be/iMisgWNxD8Y?si=NV7Ho6F1Asl4hPu8

Bisa, sampai 24 jam setelah kelas berakhir. Buka aktivitasnya dan ubah susunan instrukturnya: ganti orangnya, tambah instruktur kedua, atau keluarkan yang tidak jadi mengajar, masing-masing dengan fee yang berlaku. Instruktur yang dikeluarkan tidak masuk payroll kelas itu.

Selama 24 jam itu, fee kelas tersebut ditandai Sementara di halaman Staf karena angkanya masih bisa berubah. Lewat 24 jam, susunan instruktur dan fee-nya terkunci dan masuk ke slip gaji periode itu.

Branch menghubungkan beberapa akun KUYY menjadi satu jaringan, supaya pass yang kamu buat di akun utama bisa dipakai juga di akun cabang. Peserta cukup punya satu pass, dan pass itu berlaku di semua cabangmu.

Tambahkan cabang lewat Add Branch di halaman Branch, lalu undang akunnya dengan email. Undangannya harus diterima dulu: selama belum, statusnya PENDING; setelah diterima statusnya menjadi BRANCH, sementara akunmu ditandai MAIN.

Strukturnya satu tingkat. Semua cabang tertaut ke akun utama dan hanya akun utama yang bisa mengelolanya. Sebuah cabang tidak bisa menambahkan cabang lain di bawahnya.

Saat membuat pass atau voucher, kolom Berlaku di (Valid at) menentukan cabang mana saja yang menerimanya, semua cabang atau hanya sebagian. Kalau sebuah cabang kamu keluarkan dari jaringan, pass lintas cabang tidak bisa lagi dipakai di sana.

Akun utama juga bisa melihat Analitik tiap cabang aktif di dashboard web: buka Analitik, lalu ganti pilihan Menampilkan dari Akun saya ke nama cabangnya. Semua tab dan unduhan laporan ikut menampilkan data cabang itu, dalam zona waktu dan mata uang cabang tersebut. Aksesnya satu arah: cabang tidak bisa melihat analitik akun utama atau cabang lain, dan dengan menerima undangan, cabang mengizinkan akun utama melihat analitiknya.

Branch adalah fitur paket Business.

Tonton video tutorialnya di sini: https://youtu.be/iMisgWNxD8Y?si=NV7Ho6F1Asl4hPu8

Dari aplikasi: buka aktivitasnya, lalu pilih Lihat Jawaban Formulir. Jawaban berupa foto tampil sebagai gambar yang bisa kamu ketuk untuk memperbesar dan mengunduh, termasuk opsi mengunduh semua gambar sekaligus.

Dari web: buka aktivitasnya, klik menu "...", lalu pilih Lihat Formulir. Foto tampil sebagaimana mestinya di sana, lengkap dengan opsi mengunduh semuanya sekaligus.

File CSV yang kamu unduh berisi tautan ke fotonya, bukan gambarnya. Untuk melihat fotonya, gunakan salah satu dari dua tampilan di atas.

Menambah pertanyaan baru aman dilakukan kapan saja. Peserta yang sudah mendaftar sebelumnya akan kosong di kolom pertanyaan baru itu.

JANGAN menghapus pertanyaan yang sudah tersimpan, walaupun tombol hapusnya ada. Pertanyaan itu tidak benar-benar terhapus di sistem, dan menghapus pertanyaan yang ada DI TENGAH daftar akan menggeser urutan pertanyaan sesudahnya. Akibatnya jawaban peserta lama bisa berpindah ke bawah pertanyaan yang salah. Kalau sudah ada yang mendaftar, biarkan saja pertanyaan lama itu.

Mengubah teks pertanyaan bisa, tapi hati-hati: jawaban lama tetap menempel pada pertanyaan tersebut dan akan tampil di bawah judul yang baru. Kalau kamu mengganti maknanya, hasil ekspormu jadi menyesatkan. Lebih aman menambah pertanyaan baru.

Tipe pertanyaan juga tidak bisa diubah setelah tersimpan.

Belum bisa. Peserta tidak punya cara untuk membuka kembali dan mengubah jawaban yang sudah dikirim, dan mendaftar ulang tidak memunculkan formulirnya lagi.

Kalau ada koreksi, minta peserta memberitahukannya langsung kepadamu sebagai host, lalu catat sendiri perubahannya.

Catatan untuk pemesanan rombongan: kalau orang yang sama memesan untuk kedua kalinya di aktivitas itu, formulirnya tidak ditanyakan lagi. Jadi data teman-teman di pemesanan kedua tidak terkumpul.

Waiver adalah pernyataan tanggung jawab yang disetujui peserta sebelum bergabung. Kamu mengaturnya sekali di Pengaturan → Waiver, dan otomatis berlaku untuk semua aktivitas yang kamu selenggarakan, bukan diatur per aktivitas.

Peserta menandatanganinya setelah mengisi formulir pendaftaran dan sebelum pembayaran, lewat layar tanda tangan. Cukup sekali per host. TAPI setiap kali kamu mengubah isi waiver-nya, semua orang akan diminta menandatangani ulang.

Saat ini belum ada halaman untuk melihat siapa saja yang sudah menandatangani, dan belum ada tombolnya di dalam produk untuk mengunduh dokumen bertanda tangan. Kalau kamu membutuhkannya, hubungi tim support. Dokumennya masih bisa dibuatkan.

Pada pendaftaran di tempat (OTS), waiver muncul kalau kamu memakai dashboard web, tapi tidak muncul di aplikasi.

Invoice selalu dikirim lewat email. Opsi "Kirim invoice ke peserta" di form aktivitas menambahkan pengiriman lewat WhatsApp.

Biayanya Rp1.500 sekali per transaksi yang berhasil, dan secara bawaan dibayar peserta sebagai baris "Invoice Fee - WhatsApp" di tagihannya. Kalau kamu menyalakan Biaya admin & WhatsApp ditanggung host, biaya ini ikut kamu tanggung di aktivitas yang kamu buat setelah itu: peserta tidak melihat barisnya, dan biayanya dipotong dari pendapatanmu.

Untuk aktivitas gratis opsi ini tidak berpengaruh, karena tidak ada transaksi yang menjadi dasar penagihannya; di web opsinya otomatis dimatikan.

Peserta juga perlu punya nomor telepon di akunnya. WhatsApp dikirim ke nomor yang sudah peserta verifikasi lewat OTP; kalau belum verifikasi, ke nomor di profilnya, dan nomor profil hanya dipakai kalau ditulis sebagai nomor ponsel Indonesia (diawali 08) atau lengkap dengan kode negara. Kalau nomornya kosong atau tidak bisa dibaca, WhatsApp tidak terkirim dan invoice tetap dikirim lewat email seperti biasa.

Selain invoice, WhatsApp juga dipakai untuk memberi tahu peserta saat aktivitas dibatalkan dan saat peserta dikeluarkan dari aktivitas. Pengingat acara dan pengumuman tidak dikirim lewat WhatsApp.

Tonton video tutorialnya di sini: https://youtu.be/RIcq_NTXtxA?si=Kl8u704512ct8bN8

Ada dua pengingat otomatis, dan waktunya sudah ditetapkan sistem. Host tidak bisa mengubahnya.

24 jam sebelum acara mulai: peserta menerima notifikasi di ponsel dan email pengingat.

30 menit sebelum acara mulai: peserta menerima notifikasi di ponsel saja, mengingatkan untuk menyiapkan e-tiket.

Untuk acara berulang, ada satu notifikasi tambahan: sehari setelah sebuah sesi, pesertanya diajak ikut sesi berikutnya. Kalau kamu ingin mengabari peserta di waktu lain, kirim pesan di chat aktivitas; setiap pesan masuk sebagai notifikasi ke anggota chat. Host Premium juga bisa menyebut @all untuk mengirim pengumuman yang ikut terkirim lewat email.

Perlu diperhatikan: kalau kamu mengubah acara, termasuk waktu atau lokasinya, peserta hanya mendapat notifikasi di ponsel. Tidak ada email maupun WhatsApp. Untuk perubahan penting, sebaiknya kabari juga lewat chat aktivitas agar pasti terbaca.

Bisa, lewat Impor Peserta. Buka acaramu, lalu pilih Impor Peserta dari menu. Unduh dulu templatenya dari halaman itu, isi, lalu unggah kembali.

Kolom template harus persis sama, baik jumlah maupun namanya: Username, Email, lalu satu kolom untuk setiap pertanyaan formulir pendaftaranmu, berurutan. Kalau tidak cocok, unggahan ditolak. Simpan sebagai CSV.

Peserta dicocokkan lewat username dulu, baru email. Kalau emailnya belum terdaftar di KUYY, akun tamu akan dibuat otomatis untuk orang itu. Jadi mereka tidak wajib punya akun lebih dulu.

Untuk peserta yang membawa rombongan, tulis orang yang sama di beberapa baris sesuai jumlah orangnya. Impor hanya tersedia untuk host, dan tidak bisa dipakai kalau acara sudah penuh, dibatalkan, atau selesai.

Kalau kamu ingin memberi satu orang yang sudah punya akun KUYY tempat gratis, pakai Kirim Activity Pass dari menu acaramu. Orangnya perlu menerima kiriman itu, lalu bergabung tanpa bayar. Impor Peserta berbeda dengan Registrasi On the Spot (OTS): Impor untuk banyak orang sekaligus lewat CSV tanpa pembayaran, OTS untuk satu orang di tempat berikut pembayarannya saat itu.

Impor Peserta memasukkan orang ke SATU acara. Untuk memindahkan seluruh member beserta sisa pass mereka dari sistem lain, pakai Impor member di halaman Peserta (lihat pertanyaan berikutnya).

Pakai Impor member di halaman Peserta (di aplikasi: ikon unggah di kanan atas halaman Peserta). Unduh templatenya dulu. Isinya empat sheet: Members yang kamu isi, Example berisi contoh baris yang sudah terisi (hanya ilustrasi, tidak ikut diimpor), Packages berisi daftar paketmu, dan Instructions. Isi satu baris per member per paket: Name, Email, Phone, Package (persis seperti di sheet Packages), Remaining Sessions, Expires At (format YYYY-MM-DD), dan Notes.

Pilih filenya (.xlsx atau .csv) dan KUYY menampilkan pratinjau tiap baris: siap, perlu dicek, atau error, beserta alasannya, plus ringkasan berapa akun baru, akun yang sudah ada, dan pass yang akan dibuat. Belum ada yang tersimpan sampai kamu menekan Impor. Kalau ada satu baris error saja, seluruh file ditolak; perbaiki baris itu lalu pilih filenya lagi. Warning tidak menghalangi.

Email menentukan akunnya. Email yang belum terdaftar dibuatkan akun dengan nama dan nomor telepon dari sheet; email yang sudah punya akun KUYY tidak diubah sama sekali, pass-nya saja yang ditambahkan. Dua anak dengan satu email orang tua ditulis sebagai dua baris dengan email yang sama. Sisa sesi boleh melebihi kuota paket (misalnya 14 pada paket 12x) dan diimpor apa adanya; kosong atau 0 berarti akunnya dibuat tanpa pass. Paket dengan kuota per tag diisi per tag, misalnya toddler:4, junior:2.

Pass hasil impor bekerja persis seperti pass yang dibeli di KUYY dan bisa kamu ubah kuotanya dari tab Pemilik Pass. Bedanya hanya di laporan: nilainya Rp 0 di Analitik dan laporan pendapatan, karena uangnya diterima di sistem lama. Tidak ada notifikasi ke member; beri tahu mereka untuk masuk ke KUYY dengan email yang kamu isi, pass-nya ada di Pass Saya.

Tab Riwayat menampilkan semua impor yang pernah dilakukan, dan sebuah impor bisa dibatalkan: pass yang belum dipakai dihapus, akun tetap ada, pass yang sudah dipakai tetap tercatat. Satu file maksimal 1.000 baris dan 5 MB. Impor member adalah fitur paket Business.

Acara hanya bisa dihapus setelah dibatalkan atau sudah selesai. Jadi kalau acaranya masih terjadwal, batalkan dulu. Pembatalan inilah yang memberi tahu peserta dan memproses pengembalian dana.

Di menu acara, pilihannya akan tertulis Batalkan Aktivitas selama acara masih berjalan, lalu berubah menjadi Hapus Aktivitas setelah acara dibatalkan atau selesai.

Acara yang dihapus hilang dari semua daftar, tapi riwayat transaksinya tetap tersimpan di sistem.

Chat Channel adalah saluran siaran ke semua pengikutmu, cara mengabari mereka sekaligus tanpa membuat grup satu per satu. Fitur ini butuh KUYY Premium.

Buat lewat halaman profilmu sendiri, tombol Buat Chat Channel. Setiap akun hanya bisa punya satu channel, dan namanya dibuat otomatis dari namamu serta tidak bisa diubah.

Saat dibuat, semua pengikutmu langsung dimasukkan. Setelah itu siapa pun yang mengikutimu otomatis bergabung, dan yang berhenti mengikuti otomatis keluar. Tidak ada cara lain untuk bergabung.

Channel bisa dibalas dua arah oleh anggotanya. Pesan biasa di channel tidak mengirim notifikasi ke pengikut; menyebut @all mengirim pengumuman yang ikut terkirim lewat email ke anggota yang tidak membisukan channel.

Dokumen adalah berkas pribadi yang kamu kirim ke satu peserta: rapor bulanan, sertifikat, hasil evaluasi, atau foto dan hasil scan. Kirimnya dari dashboard web: buka menu Peserta, tekan Unggah dokumen, lalu isi Periode (misalnya "Rapor September 2026"). Teks itu menjadi awalan judul setiap dokumen. Pilih file, boleh banyak sekaligus, atau seret file ke dalam jendelanya.

Setiap file dicocokkan otomatis ke peserta dari nama filenya, jadi periksa dulu kolom Peserta sebelum mengirim. Baris yang belum terisi harus kamu pilih sendiri lewat pencarian nama, email, atau nomor HP, dan status Cek berarti tebakannya mirip tapi belum pasti. Judulnya sendiri dibuat dari Periode dan nama peserta, bukan dari nama file, dan masih bisa kamu ketik ulang per baris. Tekan Kirim, dan kalau ada file yang gagal, file lain tetap terkirim dan yang gagal bisa dikirim ulang dari jendela yang sama.

Untuk satu peserta saja, buka profilnya dari daftar Peserta, gulir ke bagian Dokumen, lalu tekan Unggah dokumen. Di bagian yang sama kamu bisa menghapus dokumen yang sudah terkirim, dan begitu dihapus dokumennya langsung hilang dari halaman peserta.

Mengirim dokumen adalah fitur paket Business. Di paket Gratis dan Premium, tombol Unggah dokumen mengarahkan ke halaman upgrade Business. Kalau langganan Business-mu berakhir, dokumen yang sudah terkirim tetap bisa dibuka peserta dan tetap bisa kamu hapus; yang berhenti hanya mengirim dokumen baru.

Jenis file yang diterima hanya PDF, JPG, PNG, dan WebP, dengan ukuran maksimal 10 MB per file dan maksimal 200 file sekali unggah. Jenis file dikenali dari isinya, bukan dari nama filenya, jadi mengganti ekstensi tidak membantu.

Kalau file PDF-mu ditolak, biasanya ukurannya lebih dari 10 MB, atau file itu sebenarnya bukan PDF, misalnya hasil "save as" dari halaman web. Buka dulu filenya untuk memastikan, lalu simpan ulang sebagai PDF atau gambar.

Kalau yang tidak muncul justru nama pesertanya, pencarian di jendela unggah hanya mengambil dari daftar Peserta-mu. Dokumen cuma bisa dikirim ke orang yang pernah ikut aktivitasmu, dengan status going atau sudah check-in, atau yang memegang pass darimu. Orang yang mendaftar tapi belum membayar belum terhitung, dan nama lain akan ditolak dengan pesan bahwa akun itu bukan pesertamu.

Dua batas lain yang sering menahan orang: satu dokumen selalu ditujukan ke satu peserta, jadi untuk banyak orang kamu unggah satu file per orang, dan file yang sudah terkirim tidak bisa diganti isinya. Hapus dulu, lalu unggah ulang.

Buka salah satu aktivitas di grup itu, pilih Edit, lalu Edit Variasi. Di sana kamu bisa mengubah urutan (tersimpan langsung), menambah variasi baru yang masuk di urutan terakhir, atau mengetuk baris variasi lain untuk membuka dan mengeditnya langsung. Tombol Kembali mengembalikanmu ke editor semula.

Sebelum menghapus, perhatikan ini: membatalkan variasi yang sudah punya peserta memproses refund ke mereka sekaligus mengeluarkan aktivitas itu dari grup. Variasi yang belum punya peserta sama sekali bisa dihapus tanpa pembatalan.

Tidak ada cara mengeluarkan sebuah variasi dari grup tanpa membatalkannya, dan variasi tidak bisa dipindahkan ke grup lain. Aktivitas yang sedang kamu edit juga tidak punya tombol batal di layar Edit Variasi; pembatalannya lewat halaman detail aktivitas itu, yang menyediakan pilihan bentuk refund.

Dua aktivitas yang sudah tayang terpisah tidak bisa digabung menjadi satu grup. Grup terbentuk saat kamu menekan Buat Semua Aktivitas, dan setelah itu hanya bisa ditambah lewat Edit Variasi. Perlu diingat juga, mengubah satu variasi tidak mengubah variasi lain di grup yang sama.