Mulai & Buat Acara

Di aplikasi, ketuk tombol + di Beranda; di web, buka Pusat Host lalu pilih Buat Aktivitas. Isi nama, deskripsi, lokasi, tanggal & jam, kuota, dan harga (kosongkan untuk acara gratis).

Pengaturan lanjutan seperti persetujuan host, daftar tunggu, pembatalan otomatis, dan formulir pendaftaran bisa kamu atur sebelum mempublikasikan. Pastikan nomor teleponmu sudah terverifikasi terlebih dahulu, karena verifikasi ini diperlukan untuk membuat acara.

Tonton video tutorialnya di sini: https://youtu.be/vBiD3bIJ1Lg?si=xI4tV-U8UOHca5pj

Verifikasi nomor adalah syarat sekali jalan sebelum kamu bisa membuat aktivitas. Saat kamu menekan Buat Aktivitas, muncul jendela verifikasi: masukkan nomor teleponmu, tekan lanjut, lalu kami mengirim kode lewat WhatsApp.

Masukkan kodenya dan halaman pembuatan aktivitas terbuka sendiri, jadi kamu tidak perlu mengulang dari awal. Verifikasi ini cukup dilakukan sekali per akun.

Untuk nomor Indonesia, pastikan nomornya aktif di WhatsApp, karena kodenya dikirim ke sana, bukan lewat SMS. Kalau kamu merasa nomormu sudah diisi, yang terisi mungkin nomor di Informasi Pribadi; yang jadi syarat adalah nomor terverifikasi di Ubah Profil.

Publik muncul di Beranda (tab Semua dan Untukmu) dan pencarian untuk semua pengguna, serta di tab Mengikuti milik pengikutmu. Khusus Pengikut hanya muncul di tab Mengikuti milik pengikutmu dan tidak muncul di pencarian. Khusus Undangan tidak muncul di mana pun dan hanya bisa dibuka lewat tautannya.

Form aktivitas baru sudah terisi Publik, jadi ubah dulu sebelum menyimpan kalau kamu ingin pilihan lain.

Di form web pilihannya ada di bagian Posting aktivitas ke, dengan label Publik, Hanya pengikut, dan Privat; Privat itulah yang di pusat bantuan ini disebut Khusus Undangan. Di aplikasi labelnya Public, Followers-Only, dan Invite-Only.

Acara Khusus Undangan tidak tampil di Beranda maupun pencarian; hanya orang yang punya tautannya yang bisa membuka dan mendaftar. Pengikutmu tidak mendapat notifikasi saat acaranya dibuat, dan pengikut peserta juga tidak diberi tahu saat mereka bergabung.

Selain itu acara ini berjalan seperti acara lain: harga, persetujuan host, daftar tunggu, formulir, dan pembayaran lewat KUYY tetap berlaku. Mengubah visibilitas tidak menyalakan atau mematikan persetujuan host.

Bisa, dengan paket Premium. Pilih pola harian (satu jam yang sama setiap hari) atau mingguan (pilih hari-hari tertentu beserta jamnya). Sistem membuat acara untuk sekitar 7 hari terjadwal ke depan dengan semua slot di hari-hari itu (7 hari terjadwal, bukan 7 hari kalender: jadwal Senin dan Rabu saja berarti sekitar tiga setengah minggu), menambah yang berikutnya setiap kali sebuah sesi selesai, dan tiap acara tetap terhubung ke jadwal induknya. Sesi pertama selalu di masa depan: tanggal mulai yang sudah lewat tidak membuat sesi di masa lalu.

Saat mengubah jadwal, kamu bisa menerapkannya ke satu acara saja atau ke seluruh seri. Perubahan ke seluruh seri tidak memindahkan tanggal dan jam tiap acara; untuk mengubah jam, ubah satu per satu lewat Hanya aktivitas ini. Jika kamu tidak aktif selama 21 hari atau lebih, jadwal berulang otomatis dihentikan; kalau kamu memang jarang membuka KUYY tapi ingin jadwalnya terus berjalan, minta tim KUYY lewat Hubungi Dukungan untuk menandai jadwalmu selalu aktif.

Jadwal adalah tampilan kalender di dashboard web berisi seluruh kelasmu dalam satu layar, lengkap dengan jam, instruktur, dan tag-nya. Di atas kalender ada dua tab: Semua menampilkan semua kelas (yang sudah tayang maupun yang masih draf), Draf hanya menampilkan yang belum dipublikasikan.

Panel di sebelah kanan mengatur cara melihatnya. Tampilkan per untuk berpindah antara tampilan Hari, Minggu, dan Bulan. Keterangan warna membedakan kelas berdasarkan instrukturnya sekaligus menandai mana yang masih draf. Filter berdasarkan instruktur atau tag membantumu menemukan satu kelas dengan cepat tanpa menyisir seluruh kalender.

Klik sebuah kelas untuk mengedit, menggandakan, mempublikasikan, atau membatalkannya. Kamu juga bisa menyeret kelas ke waktu lain atau menarik tepinya untuk mengubah durasi, langsung dari kalender. Perlu diingat, membatalkan kelas otomatis mengirim notifikasi dan email ke pesertanya.

Bedanya dengan Buat Aktivitas: draf hanya bisa dibuat dari halaman Jadwal. Membuat, menyeret, dan menata kelas lewat kalender ini adalah fitur paket Business.

Tonton video tutorialnya di sini: https://youtu.be/NMGAaIVFdMI?si=PrsX3OeXVJ_OvJnx

Simpan dulu satu kelas sebagai template lewat Simpan sebagai Template saat membuat aktivitas. Template itu muncul di panel kanan halaman Jadwal dan bisa kamu pakai berulang kali.

Seret template ke tab Draf, dan kelasnya otomatis dibuat sebagai draf berulang setiap minggu tanpa pengaturan tambahan. Kalau kamu menyeretnya ke tab Semua, kelas dibuat sebagai draf sekali jalan. Keduanya baru terlihat peserta setelah kamu publikasikan.

Dari halaman Jadwal ada dua cara lain: tekan Buat aktivitas kalau kelasmu sudah benar-benar siap tayang ke peserta, atau klik slot kosong di kalender (atau tekan Buat draf) kalau kamu ingin menyiapkannya dulu sebagai draf. Semua ini butuh paket Business.

Tonton video tutorialnya di sini: https://youtu.be/NMGAaIVFdMI?si=PrsX3OeXVJ_OvJnx

Kategori-lah yang membantu acaramu ditemukan lewat filter dan rekomendasi. Saat membuat aktivitas kamu memilih satu kategori, lalu sistem otomatis menambahkan kelompok besarnya dan kategori akunmu. Kategori disusun dua tingkat: kelompok besar seperti Sports, Exercise, Experiences, dan Services, dan kategori di dalamnya, misalnya Yoga di bawah Exercise; yang kamu pilih dan yang tampil di filter peserta adalah kategori di dalam kelompok. Beranda dan rekomendasi bekerja berdasarkan kategori, lokasi, dan waktu.

Tag bersifat bebas, dan fungsinya berbeda dari yang sering dikira: tag TIDAK memengaruhi Beranda maupun rekomendasi. Menambah banyak tag tidak membuat acaramu muncul lebih sering di Beranda.

Yang tag lakukan: ikut dicocokkan di pencarian, tampil sebagai label di kartu acara, menentukan pass mana yang boleh dipakai di acara itu, dan menyaring daftar acara di dalam halaman host-mu sendiri.

Soal pass, aturannya dua arah dan sering bikin bingung: pass bertag hanya bisa dipakai di acara yang punya tag sama, DAN pass tanpa tag hanya bisa dipakai di acara yang juga tanpa tag. Jadi menambahkan tag ke sebuah acara akan membuat pass polos tidak bisa dipakai di situ.

Pencarian mencocokkan nama acara, deskripsi, tag, lokasi, dan kategori, dan hanya menampilkan acara Publik. Taruh kata kunci terpentingmu di judul acara.

Tonton video tutorialnya di sini: https://youtu.be/bp9TyMmoxQs?si=qX4oJ9KqIM613i16

Tag dikelola di halaman Tag lewat menu di navigasi kiri. Susunannya dua tingkat: Kategori sebagai pengelompok, dan tag sebagai pilihan di dalamnya. Contohnya kategori "Kelas" berisi tag Yoga dan Pilates, sementara kategori "Level" berisi Beginner, Intermediate, dan Advanced.

Tekan Tambah Kategori, isi nama kategorinya, lalu tekan Tambah Opsi setiap kali kamu ingin menambah tag di dalam kategori itu. Halaman Tag menyimpan otomatis: tidak ada tombol simpan, apa pun yang kamu ketik langsung tersimpan.

Saat membuat aktivitas atau pass, tekan Tambah Tag (atau Ubah Tag), pilih tag yang ingin dipasang, lalu tekan Simpan. Berbeda dari halaman Tag, di sini ada tombol simpan dan tag baru benar-benar terpasang setelah kamu menekannya.

Kalau kamu butuh tag baru saat sedang mengisi form, tekan Kelola tag (Manage tags) untuk membuatnya tanpa meninggalkan halaman.

Tonton video tutorialnya di sini: https://youtu.be/bp9TyMmoxQs?si=qX4oJ9KqIM613i16

Sebagian besar pengaturan bisa diubah lewat Edit Aktivitas sampai acara dimulai; setelah jam mulainya lewat, perubahan tidak bisa disimpan lagi. Setiap perubahan dikirim ke peserta sebagai notifikasi di ponsel, tanpa email.

Pengecualian: jika kamu sudah menetapkan harga akhir (full house) atau mengaktifkan diskon grup, harga awal dan kapasitas acara terkunci untuk menjaga perhitungan tetap akurat.

Untuk sekarang, sebaiknya tidak. Batas pendaftaran disimpan sebagai satu tanggal tetap, dan setiap jadwal baru yang dibuat sistem menyalin tanggal itu persis, bukan menggesernya mengikuti tanggal acaranya.

Akibatnya jadwal-jadwal berikutnya lahir dalam keadaan pendaftaran sudah tertutup. Matikan batas pendaftaran pada acara berulang, atau perbaiki tanggalnya satu per satu lewat Edit Aktivitas di tiap jadwal.

Paket Gratis sudah bisa membuat aktivitas, menerima pembayaran, memakai daftar tunggu, persetujuan bergabung, add-on, check-in, chat grup aktivitas, Analitik, dan flash sale untuk 1 aktivitas per bulan. Premium menambah jadwal berulang, denah tempat duduk, pass kredit, langganan pass, channel obrolan, pengumuman @all ke semua peserta, pertanyaan gambar di formulir, laporan bulanan, syarat centang biru, uang peserta yang masuk ke saldo begitu mereka membayar, dan flash sale sampai 10 aktivitas per bulan.

Business berisi semua yang ada di Premium plus Staf & Penggajian, draf di halaman Jadwal, Branch (cabang), kirim Dokumen (rapor dan berkas) ke peserta, Impor member, pertanyaan Nomor Telepon Terverifikasi, pencatatan uang yang diterima di luar KUYY, publikasi website sendiri, Analitik Pro di dashboard web, dan flash sale tanpa batas aktivitas.

Pass membership aktif dan kode voucher aktif punya batas masing-masing: 5 di Gratis, 10 di Premium, dan tanpa batas di Business. Batas penarikan harian ikut berbeda: Rp10.000.000 di Gratis, Rp30.000.000 di Premium, dan Rp100.000.000 di Business.

Dua pengaturan acara dikunci Premium: jadwal berulang dan denah tempat duduk. Tipe pertanyaan gambar di formulir pendaftaran juga butuh Premium, sedangkan pertanyaan Nomor Telepon Terverifikasi dan penugasan staf butuh Business.

Selain itu semuanya gratis, termasuk batas pendaftaran, daftar tunggu, persetujuan bergabung, kuota, add-on, diskon grup, pengaturan check-in, pembatalan otomatis, dan jadwal ulang. Kalau paketmu belum cukup, KUYY menawarkan upgrade saat kamu memilih fitur yang terkunci.

Gunakan JPG, PNG, atau WEBP. Di dashboard web batasnya 5 MB per gambar; di aplikasi tidak ada batas ukuran karena foto otomatis dikompres sebelum dikirim.

Satu acara hanya punya satu foto sampul, dengan ukuran yang disarankan 800 x 400 piksel (rasio 2:1). Aplikasi menyediakan langkah memotong dengan rasio 2:1, web tidak, jadi siapkan gambar 2:1 sebelum mengunggah. Batas dan format yang sama berlaku untuk gambar add-on dan denah kursi.

Secara default, satu formulir untuk setiap orang. Kalau seseorang mendaftar untuk 5 orang, dia harus mengisi 5 set jawaban. Kalau jumlah setnya kurang, pendaftarannya ditolak.

Kalau kamu hanya butuh data pemesannya saja, nyalakan "Data hanya untuk satu orang" di pengaturan formulir pendaftaran. Dengan begitu pemesan cukup mengisi satu formulir berapa pun jumlah orang yang dia daftarkan.

Pilih sesuai kebutuhanmu: aktifkan kalau kamu hanya perlu satu kontak per pemesanan, biarkan mati kalau kamu memang butuh data tiap peserta (misalnya untuk waiver, ukuran kaos, atau kontak darurat).

Kategori pilihanmu tidak dihapus; sistem bisa menambahkan kategori lain di sampingnya setiap kali acara disimpan. Kelompok besarnya selalu ikut (Yoga otomatis juga Exercise). Akunmu juga punya satu kategori akun, yang diambil dari kategori aktivitas pertamamu, dan kategori itu ikut terpasang di setiap aktivitas barumu.

Jadi kalau muncul kategori yang aneh, penyebabnya biasanya kategori akunmu: misalnya aktivitas pertamamu tenis, lalu kelas yoga-mu ikut berkategori tenis. Kalau kategori tidak dipilih sama sekali, sistem menyimpulkannya dari kata di judul dan deskripsi. Nama dan username akunmu tidak dipakai. Kalau kategori akunmu keliru, hubungi tim support.

Satu pengecualian: kalau kategori akunmu diatur sebagai "service", acaramu hanya akan memakai kategori itu dan pilihanmu di form diabaikan.

Ada dua sebab. Pertama, kalau kamu sudah menetapkan Harga Penuh (Diskon Grup), harga dan jumlah maksimal peserta ikut terkunci selama aktivitas itu memakai Harga Penuh. Perubahanmu akan dikembalikan diam-diam ke nilai lama tanpa pesan error.

Kedua, jumlah maksimal tidak bisa diturunkan di bawah jumlah orang yang sudah bergabung. Kalau sudah ada 12 peserta lalu kamu isi 10, sistem menaikkannya kembali ke 12 tanpa memberi tahu.

Kalau kamu belum menetapkan Harga Penuh, kuota masih bisa diubah kapan saja selama tidak lebih kecil dari jumlah peserta yang sudah ada.

Isi 11. KUYY memakai hitungan N+1: kamu sebagai host ikut menempati satu slot, jadi angka kapasitas yang kamu tulis adalah jumlah peserta yang kamu inginkan ditambah satu.

Hitungan yang sama dipakai fitur lain. Denah kursi membuat nomor sebanyak kapasitas dikurangi satu, karena satu slot menjadi jatah host. Batal Otomatis juga menghitung dirimu sebagai salah satu peserta saat mengecek jumlah minimum.

Kalau kapasitas acaramu selalu terasa kurang satu dari yang kamu harapkan, hampir selalu ini penyebabnya.

Hati-hati dengan yang satu ini: mematikan Minta Bergabung akan MENGHAPUS semua permintaan yang masih menunggu persetujuan sekaligus. Orang-orang yang sedang antre menunggu keputusanmu akan dikeluarkan dari daftar, bukan otomatis disetujui.

Kalau kamu ingin menerima mereka, setujui dulu permintaan yang tertunda sebelum mematikan fiturnya.

Kalau acaramu juga punya antrean Daftar Tunggu, orang-orang di antrean itu ikut terhapus. Keduanya disimpan dengan status yang sama.

Perlu diingat juga, Minta Bergabung dan Daftar Tunggu tidak bisa aktif bersamaan. Kamu hanya bisa memilih salah satu.

Denah kursi hanya bisa dipasang saat acara pertama kali dibuat. Setelah acara tersimpan, gambar denah yang sudah ada bisa diganti lewat aplikasi, tapi acara yang dibuat tanpa denah kursi tidak bisa ditambahi belakangan.

Kalau kamu memang butuh denah kursi, buat ulang acaranya dengan denah sejak awal. Fitur ini membutuhkan KUYY Premium.

Kalau kamu butuh acara baru dengan denah yang sama, duplikat acara lama. Duplikat menyalin denah kursi berikut add-on dan pertanyaan formulirnya.

Tonton video tutorialnya di sini: https://youtu.be/ePOMrZ9BgsE?si=rDtesUDhfrnvTjvu

Batal Otomatis membatalkan acara sendiri kalau jumlah peserta belum mencapai minimum saat waktu cutoff tiba. Cutoff dihitung mundur dari jam mulai acara.

Ya, kamu ikut dihitung. Tapi yang dihitung adalah jumlah SLOT terpesan, bukan jumlah orang. Satu peserta yang memesan untuk 3 orang dihitung 3. Jadi minimum 4 terpenuhi oleh kamu plus 3 slot terpesan, walau slot itu berasal dari satu orang saja.

Saat acara dibatalkan otomatis, peserta menerima pemberitahuan, dan untuk acara berbayar uangnya dikembalikan sebagai Reschedule Pass. Kamu sebagai host juga mendapat notifikasi bahwa acaramu batal karena kuota minimum tidak tercapai.

Angka minimum dan jam cutoff hanya tersimpan selama togglenya menyala. Kalau kamu matikan lalu nyalakan lagi, isi ulang keduanya.

Tonton video tutorialnya di sini: https://youtu.be/ePOMrZ9BgsE?si=rDtesUDhfrnvTjvu

Judul dan deskripsi disaring otomatis untuk mencegah penipuan. Pemeriksaan ini jalan setiap kali kamu membuat DAN mengedit acara. Itu sebabnya acara lama yang sudah pernah tayang bisa tiba-tiba ditolak saat kamu edit.

Tiga hal yang paling sering memicunya: menyebut nama bank atau lembaga keuangan, memakai kata-kata seputar pemulihan atau pemblokiran akun, dan mencantumkan nomor kontak bersama kalimat yang terdengar seperti layanan resmi.

Yang bisa kamu lakukan: tulis judul dan deskripsi apa adanya tentang aktivitasmu, tanpa menyebut nama bank atau instruksi pembayaran. Urusan pembayaran sudah ditangani KUYY, jadi tidak perlu ditulis di deskripsi acara.

Kalau kamu perlu mencantumkan kontak, cukup tulis sebagai kontak biasa. Hindari menuliskannya seolah-olah itu layanan bantuan resmi.

Kami sengaja tidak menampilkan daftar kata yang disaring, supaya penipu tidak bisa menebak celahnya. Periksa deskripsi juga, bukan hanya judul. Keduanya sama-sama disaring. Kalau kamu yakin acaramu wajar tapi tetap tertolak, hubungi tim support dengan menyertakan judul dan deskripsinya.

Belum ada tipe akun komunitas yang terpisah, dan tidak ada proses konversi dari akun pribadi menjadi akun club.

Nama penyelenggara yang tampil di acara diambil langsung dari nama profil akun pembuatnya. Jadi caranya adalah mengganti nama profil akun tersebut menjadi nama komunitasmu lewat Pengaturan → Ubah Profil. Nama 3–20 karakter dan username 5–20 karakter (huruf, angka, atau garis bawah) bisa dipakai di aplikasi maupun web.

Banyak host memakai satu akun khusus untuk komunitasnya, terpisah dari akun pribadi mereka.

Ada beberapa syarat yang harus terpenuhi sekaligus. Periksa satu per satu berikut ini.

Visibilitas acara harus Publik supaya tampil di tab Semua dan Untukmu. Acara Khusus Pengikut hanya tampil di tab Mengikuti milik pengikutmu, dan Khusus Undangan tidak pernah tampil di Beranda.

Statusnya harus terjadwal dan waktu mulainya masih di masa depan. Draft, acara yang sudah dibatalkan, dan acara yang sudah lewat tidak ditampilkan.

Acara yang kuotanya sudah penuh tidak tampil di feed Beranda, di aplikasi maupun web. Acaranya masih bisa dibuka lewat tautannya atau halaman host-mu.

Di Untukmu, satu host tampil paling banyak 3 aktivitas di seluruh feed, jadi tidak semua sesi acara berulangmu muncul di sana; di tab Semua dan Mengikuti setiap sesi tampil di harinya masing-masing. Listing kategori Services tidak tampil di tab Semua dan Untukmu kecuali peserta memilih kategori itu. Ini normal, bukan error. Grup variasi aktivitas diwakili satu kartu berlabel Beberapa pilihan, dan kartu itu mengikuti variasi urutan pertama dalam grup.

Beranda menampilkan acara di sekitar lokasi penggunanya, dan jangkauannya berbeda-beda per tab. Umumnya puluhan kilometer. Kalau titik lokasi acaramu salah atau tidak berhasil dikenali, sistem menempatkannya di titik default sehingga acaramu jauh dari calon peserta walau semua syarat lain terpenuhi. Pastikan lokasinya benar-benar ketemu saat kamu memilihnya.

Terakhir, akun host harus berstatus aktif. Kalau akun sedang bermasalah, seluruh acaranya tidak tampil di Beranda.

Isi form Buat Aktivitas seperti biasa untuk pilihan pertama, lalu tekan Tambah Variasi. Form itu tersimpan sebagai satu variasi dan muncul daftar variasi; tekan Tambah Variasi Aktivitas untuk mengisi pilihan berikutnya. Urutan di daftar bisa kamu seret, dan urutan pertama menjadi kartu perwakilan di Beranda.

Kalau semuanya sudah siap, tekan Buat Semua Aktivitas. Semua variasi dipublikasikan sekaligus, dan kalau salah satu gagal, tidak ada yang tersimpan.

Variasi dan jadwal berulang tidak bisa digabung. Aktivitas yang punya variasi tidak bisa dibuat berulang, dan aktivitas berulang tidak bisa diberi variasi. Semua variasi dalam satu grup juga harus milik host yang sama, dan tiap variasi punya pengaturan sendiri: harga, kuota, tanggal, formulir, add-on, check-in, dan pesertanya.

Di Beranda grup ini tampil sebagai satu kartu berlabel Beberapa pilihan. Jadi kalau kamu merasa aktivitasmu cuma muncul satu di sana, itu memang perilakunya: satu kartu mewakili semua pilihan. Di halaman host-mu dan di daftar aktivitas peserta, tiap variasi tetap tampil sendiri-sendiri.