Pendaftaran & Persetujuan
Persetujuan host, daftar tunggu, group join, dan formulir.
Pertanyaan umum
Saat aktif, peserta harus mengajukan permintaan dan kamu yang menyetujui atau menolak. Tombol acara berubah menjadi "Minta Bergabung".
Untuk acara berbayar, peserta yang kamu setujui diminta membayar dalam 24 jam lewat notifikasi dan email. Untuk acara gratis, mereka langsung terkonfirmasi. Kamu hanya bisa menyetujui selama masih ada slot, dan peserta yang kamu tolak tidak menerima pemberitahuan.
Tonton video tutorialnya di sini: https://youtu.be/ePOMrZ9BgsE?si=rDtesUDhfrnvTjvu
Tidak. Minta Bergabung dan Daftar Tunggu tidak bisa aktif bersamaan, jadi kamu hanya boleh memilih salah satu untuk satu acara. Sistem akan menolak jika kamu mencoba mengaktifkan keduanya.
Saat acara penuh dan daftar tunggu aktif, peserta baru otomatis masuk antrian dengan nomor urut, dan kuota tidak akan pernah terlampaui.
Antriannya berjalan sendiri. Sistem memeriksa acaramu setiap 5 menit, dan kalau ada slot kosong (misalnya ada peserta yang keluar), satu orang dari antrian dipanggil: dia menerima notifikasi dan email berisi tautan pembayaran. Urutan pemanggilan tidak selalu sama dengan urutan masuk antrian. Kalau acaramu memakai denah kursi, dia juga otomatis mendapat satu kursi yang masih kosong.
Satu pemeriksaan hanya memanggil satu orang, meski slot kosongnya lebih dari satu. Kalau orang itu tidak jadi membayar, slotnya dilepas lagi dan pemeriksaan berikutnya memanggil orang lain.
Beri tahu pesertamu untuk menyelesaikan pembayaran segera setelah dipanggil. Pemberitahuannya bisa menyebut tenggat 24 jam, tapi untuk daftar tunggu slot itu hanya ditahan sebentar: kalau pembayaran belum dimulai, slotnya dilepas ke orang berikutnya.
Tonton video tutorialnya di sini: https://youtu.be/ePOMrZ9BgsE?si=rDtesUDhfrnvTjvu
Group Join menentukan apakah peserta boleh mengajak teman dalam satu pendaftaran (bawaannya aktif). Saat dimatikan, jumlah orang terkunci pada minimum yang kamu tetapkan.
Jumlah minimum per pemesanan (bawaannya 1) menentukan berapa orang wajib didaftarkan sekaligus. Keduanya pengaturan berbeda dan bisa dikombinasikan.
Tonton video tutorialnya di sini: https://youtu.be/ePOMrZ9BgsE?si=rDtesUDhfrnvTjvu
Gabungkan dua pengaturan: isi jumlah minimum sesuai ukuran paketmu, lalu matikan Group Join. Untuk tiket couple, isi minimum 2 dan matikan Group Join.
Hasilnya kolom Jumlah terkunci di angka 2: peserta tidak bisa mendaftar untuk 1 orang, tidak bisa juga untuk 3. Cocok untuk padel format pair, tiket pasangan, atau paket komunitas dengan jumlah tetap.
Kalau Group Join dibiarkan menyala, jumlah minimum hanya jadi batas bawah dan peserta tetap bisa menambah jumlah orang sampai sisa slot habis.
Formulir terdiri dari pertanyaan bawaan (nama, email, telepon), pertanyaan dari katalog KUYY, dan pertanyaan buatanmu sendiri. Pertanyaan buatanmu bisa berupa jawaban singkat, pilihan dropdown, atau unggah gambar (gambar butuh Premium). Katalog KUYY menyediakan jenis lain seperti angka, tanggal, jenis kelamin, dan isian dengan saran (peserta mengetik lalu mendapat daftar saran), dan beberapa di antaranya sudah membawa pilihan jawabannya sendiri, misalnya domisili, golongan darah, jenis kartu identitas, dan kewarganegaraan.
Pertanyaan Nomor Telepon Terverifikasi, yang mewajibkan pendaftar masuk dengan nomor yang sudah terverifikasi, hanya untuk paket Business dan hanya bisa ditambahkan saat membuat aktivitas. Kamu juga bisa memilih apakah cukup pendaftar utama yang mengisi atau setiap teman juga.
Kuota bawaan 10 dan kamu atur saat membuat acara. Kuota dihitung per orang yang dipesan, jadi satu pendaftaran untuk 5 orang mengurangi 5 slot sekaligus.
Jika jumlah minimum per pemesanan kamu set terlalu besar (sama atau melebihi kuota), aplikasi otomatis menurunkannya menjadi satu kurang dari kuota.
Bisa, dan gratis untuk semua host. Ini bukan fitur Premium. Di aplikasi, buka Pengaturan tanggal lanjutan lalu nyalakan "Batas akhir pendaftaran" dan isi Tanggal Tutup serta Waktu Tutup.
Di dashboard web, buka bagian Hari dan waktu, klik Pengaturan Lanjutan, lalu nyalakan "Batas Pendaftaran" di Pengaturan Tanggal dan Waktu. Batas ini bisa kamu nyalakan atau matikan kapan saja lewat Edit Aktivitas.
Tanggal tetap. Yang kamu simpan adalah satu tanggal dan satu jam tertentu, bukan aturan relatif seperti "selalu H-1" atau "2 jam sebelum mulai". Jamnya mengikuti zona waktu aktivitas, bukan zona waktu ponsel atau komputer peserta.
Saat toggle baru dinyalakan, aplikasi mengisinya otomatis dengan jam selesai acara, sedangkan dashboard web mengisi 1 jam sebelum acara mulai. Dua angka bawaan itu berbeda, jadi selalu periksa tanggal dan jamnya sebelum menyimpan.
Pendaftaran baru ditolak, tetapi penjualan di lokasi (on the spot) tidak ikut tertutup. Semua jalur OTS dicatat oleh host sendiri, bukan pendaftaran mandiri, jadi batas pendaftaran tidak berlaku untuknya, baik peserta bayar lewat QRIS, transfer VA, pakai pass, maupun tunai. OTS tetap bisa dicatat sampai 24 jam setelah aktivitas berakhir, tapi kuota yang sudah penuh dan aktivitas yang dibatalkan tetap menolaknya. Antrean OTS offline yang baru tersinkron setelah batas pendaftaran lewat pun tetap diterima selama masih di dalam 24 jam itu; lewat 24 jam, catatannya ditolak. Khusus catatan uang di luar KUYY (tunai atau transfer), fitur pencatatannya hanya untuk paket Business dan uangnya tidak masuk Saldo KUYY.
Tiga jalur tetap bisa menambah peserta: permintaan Minta Bergabung yang kamu setujui atau orang yang dipanggil dari Daftar Tunggu, peserta yang menerima Kirim Spot dari temannya (masih bisa sampai acara mulai), dan impor peserta lewat CSV. Pakai salah satunya kalau kamu perlu menambah orang di menit terakhir.
Panduan lengkap
Aturan rinci tiap fitur terkait beserta catatan pentingnya.
Minta Bergabung memungkinkan kamu menyaring siapa yang ikut. Saat fitur ini aktif, peserta mengajukan permintaan tanpa membayar dulu, lalu kamu menyetujui atau menolaknya. Di acara berbayar, peserta yang disetujui punya waktu 24 jam untuk membayar sebelum terkonfirmasi; di acara gratis, peserta yang disetujui langsung terkonfirmasi. Fitur ini tidak bisa dipakai bersamaan dengan Daftar Tunggu.
- •Nyalakan Minta Bergabung (di aplikasi: Aktifkan permintaan bergabung) di Pengaturan Lanjutan saat membuat atau mengedit acara. Untuk menjadikannya bawaan semua acara baru, nyalakan Permintaan Bergabung di Pengaturan Aktivitas.
- •Minta Bergabung dan Daftar Tunggu tidak bisa aktif bersamaan. Kamu hanya bisa memilih salah satu untuk satu acara.
- •Saat fitur ini aktif, tombol di halaman acara berubah menjadi Minta Bergabung.
- •Semua permintaan tampil di halaman Permintaan Bergabung, lengkap dengan jumlah teman yang ingin ikut, pencarian nama atau username, dan sisa slot di bagian atas. Permintaan tambah teman dari peserta yang sudah terdaftar juga muncul di sini.
- •Tekan Setujui atau Tolak di tiap permintaan. Kamu hanya bisa memprosesnya selama acara masih terjadwal dan permintaannya masih menunggu.
- •Kalau acara sudah penuh, orang tetap bisa mengajukan permintaan, tapi kamu tidak bisa menyetujuinya sampai ada slot kosong.
- •Acara berbayar: peserta yang kamu setujui berubah ke status menunggu pembayaran dan menerima notifikasi serta email berisi tautan pembayaran yang berlaku 24 jam. Acara gratis: peserta yang disetujui langsung terkonfirmasi dan mendapat notifikasi.
- •Peserta yang kamu tolak dihapus dari daftar permintaan tanpa pemberitahuan, dan dia bisa mengajukan permintaan baru.
- •Mematikan Minta Bergabung pada acara yang sudah punya permintaan menghapus semua permintaan yang masih menunggu, bukan menyetujuinya. Proses dulu permintaan yang ada sebelum mematikannya.
Catatan penting
• Minta Bergabung dan Daftar Tunggu tidak bisa aktif bersamaan; kalau kamu menyalakan salah satu saat yang lain aktif, kamu diminta memilih.
• Permintaan yang masih menunggu persetujuan belum mengisi kuota acara.
• Kalau acara memakai denah kursi, peserta memilih kursi saat mengajukan permintaan.
Kamu bisa mengaktifkan daftar tunggu untuk acara berkapasitas terbatas. Saat acara penuh, pendaftar baru otomatis masuk antrean dengan nomor urut. Begitu ada slot kosong, sistem memanggil orang pertama di antrean dan mengirim tautan pembayaran, tanpa perlu kamu proses. Fitur ini tidak bisa dipakai bersamaan dengan Minta Bergabung.
- •Nyalakan Izinkan Waitlist (di aplikasi: Izinkan Daftar Tunggu) di Pengaturan Lanjutan saat membuat atau mengedit acara (bawaannya mati), atau Izinkan Daftar Tunggu di Pengaturan Aktivitas sebagai bawaan acara baru.
- •Daftar tunggu tidak bisa dipakai bersamaan dengan Minta Bergabung. Kamu hanya boleh memilih salah satu.
- •Kapasitas tidak pernah terlampaui. Orang langsung bergabung selama slot cukup; kalau sudah penuh, atau sudah ada orang yang menunggu, pendaftar berikutnya masuk antrean.
- •Jumlah orang yang sedang menunggu terlihat di halaman acara.
- •Pemanggilan berjalan otomatis: sistem memeriksa acaramu setiap 5 menit, dan kalau jumlah peserta di bawah kapasitas, orang pertama di antrean dipindahkan ke status menunggu pembayaran. Satu pemeriksaan memanggil satu orang.
- •Orang yang dipanggil menerima notifikasi dan email berisi tautan pembayaran. Kalau acaramu memakai denah kursi, dia otomatis diberi kursi yang masih kosong.
- •Kalau orang yang dipanggil tidak segera membayar, panggilannya dibatalkan dan pemeriksaan berikutnya memanggil orang sesudahnya.
Catatan penting
• Persetujuan host dan daftar tunggu tidak bisa aktif bersamaan. Dengan persetujuan, host memilih peserta satu per satu; dengan daftar tunggu, urutan antrean yang menentukan.
• Pemanggilan tidak terjadi tepat saat ada peserta yang keluar, melainkan pada pemeriksaan berkala tiap 5 menit, jadi bisa ada jeda beberapa menit.
• Tenggat 24 jam yang tertulis di email pengingat atau di layar tidak berlaku untuk panggilan dari daftar tunggu. Slotnya hanya ditahan sebentar, jadi bayar secepatnya.
Group Join menentukan apakah peserta boleh mendaftarkan teman dalam satu pendaftaran. Kamu juga bisa menetapkan jumlah minimum orang per pendaftaran. Saat Group Join menyala, peserta bebas memilih jumlah orang, mulai dari minimum sampai sisa slot. Saat dimatikan, jumlahnya terkunci pada jumlah minimum yang kamu tentukan.
- •Nyalakan atau matikan Group Join di Pengaturan Lanjutan saat membuat atau mengedit acara. Bawaannya menyala, dan bawaan untuk acara baru bisa kamu ubah di Pengaturan Aktivitas.
- •Kuantitas Minimum (di aplikasi: Jumlah Minimal, bawaannya 1) menentukan paling sedikit berapa orang dalam satu pendaftaran. Di aplikasi, angka yang sama atau lebih besar dari kuota otomatis diturunkan menjadi kuota dikurangi satu.
- •Saat Group Join dimatikan, jumlah orang terkunci pada Kuantitas Minimum (paling sedikit 1). Contoh: minimum 2 dengan Group Join mati cocok untuk tiket berpasangan.
- •Jumlah orang diperiksa lagi saat peserta melanjutkan ke pembayaran; pendaftaran dengan jumlah di luar aturan ditolak.
- •Group Join bisa dipakai bersama Minta Bergabung atau Daftar Tunggu (Minta Bergabung dan Daftar Tunggu sendiri tidak bisa aktif bersamaan).
- •Peserta yang sudah terdaftar hanya bisa menambah teman lewat Tambah teman selama Group Join menyala.
Catatan penting
• Group Join dan Kuantitas Minimum adalah dua pengaturan berbeda: yang satu menentukan boleh tidaknya membawa teman, yang lain menentukan jumlah paling sedikit per pendaftaran.
• Group Join berbeda dengan Minta Bergabung: Minta Bergabung soal persetujuan host, Group Join soal berapa orang dalam satu pendaftaran. Keduanya bisa aktif bersamaan.
• Group Join juga berbeda dengan Diskon Grup, yang membuat harga turun saat peserta bertambah.
Kamu mengatur kuota maksimal acara dan jumlah minimum orang per pendaftaran. Kuota dihitung per orang, termasuk kamu sebagai host. Persetujuan host atau daftar tunggu bisa kamu pakai untuk mengatur pendaftar saat kuota penuh.
- •Kuota adalah jumlah maksimal orang di acaramu, termasuk kamu sebagai host (hitungan N+1: isi 11 kalau ingin 10 peserta). Bawaannya 10, maksimal 9.999.
- •Kuantitas Minimum (bawaan 1) menentukan berapa orang yang wajib didaftarkan sekaligus dalam satu pendaftaran. Di aplikasi, angka yang sama atau lebih besar dari kuota otomatis diturunkan menjadi kuota dikurangi satu.
- •Setiap pendaftaran mengurangi slot sebanyak jumlah orangnya, termasuk pendaftaran yang masih menunggu pembayaran. Kalau sisa slot tidak cukup, pendaftaran ditolak karena acara penuh.
- •Dengan daftar tunggu aktif, pendaftar masuk antrean saat kuota penuh, atau saat sudah ada orang lain yang menunggu.
- •Dengan Minta Bergabung aktif, permintaan tetap bisa masuk walau kuota penuh, tapi kamu baru bisa menyetujuinya saat ada slot.
- •Kalau Group Join dimatikan, jumlah orang per pendaftaran terkunci pada Kuantitas Minimum.
- •Kuota tidak bisa diturunkan di bawah jumlah peserta yang sudah terdaftar, dan terkunci kalau acara memakai Diskon Grup.
Catatan penting
• Kuantitas Minimum per pendaftaran berbeda dengan jumlah peserta minimum di Batal Otomatis: yang pertama soal berapa orang per pendaftaran, yang kedua soal kapan acara dibatalkan karena pesertanya kurang.
• Kuota dihitung per orang, bukan per pendaftaran: satu pendaftaran untuk 5 orang mengurangi 5 slot.
• Tidak ada batas maksimal per pendaftaran selain sisa slot.
• Orang yang masih menunggu persetujuan host atau masih di daftar tunggu belum mengisi kuota.
Formulir pendaftaran berisi Pertanyaan Umum dari katalog KUYY (misalnya nama, email, telepon) dan Pertanyaan Kustom buatanmu. Kamu juga memilih apakah hanya pendaftar utama atau setiap teman yang perlu mengisi formulir.
- •Atur di bagian Formulir pendaftaran saat membuat atau mengedit acara. Pertanyaan Umum diambil dari katalog KUYY, lengkap dengan jenis isian dan pilihan jawabannya (misalnya domisili, golongan darah, jenis kartu identitas, kewarganegaraan).
- •Pertanyaan Kustom bisa berupa Jawaban singkat, Dropdown, atau Gambar (peserta mengunggah gambar). Pertanyaan Gambar butuh Premium.
- •Nomor Telepon Terverifikasi (paket Business) hanya bisa ditambahkan saat membuat acara. Peserta harus masuk akun dengan nomor yang sudah terverifikasi untuk bisa mendaftar.
- •Data hanya untuk satu orang: kalau dinyalakan, hanya pendaftar utama yang mengisi formulir. Kalau dimatikan, setiap teman juga mengisi pertanyaannya sendiri.
- •Isi Formulir Otomatis (bawaannya menyala) mengisi jawaban peserta dari data yang sudah mereka simpan. Matikan kalau kamu ingin peserta mengisi ulang setiap kali.
- •Semua pertanyaan yang punya judul wajib dijawab peserta. Aturan pengisian dari katalog (misalnya panjang teks, rentang angka, atau rentang tanggal) diperiksa saat peserta mengisi formulir.
- •Kalau peserta mendaftar lebih dari satu orang, tombol Salin ke semua teman bisa menyalin jawaban pertanyaan kustom ke semua teman sekaligus.
Catatan penting
• Salin ke semua teman hanya berlaku untuk pertanyaan kustom buatan host.
• Kalau alamat emailmu bukan dari penyedia email umum (misalnya Gmail atau Yahoo), kamu diminta memastikan emailnya benar sebelum lanjut.